Hoofd bedrijfsvoering in Amsterdam

0,6 FTE

De functie
Het Montessori Lyceum Pax is een vrij nieuwe school in Amsterdam. In de opbouw van de school zijn ook op zoek naar een passende organisatiestructuur. Binnen school werken we vanuit het principe van gezamenlijke verantwoordelijkheid. Dit betekent dat taken en verantwoordelijkheden zoveel als mogelijk binnen de organisatie worden verdeeld onder de verschillende medewerkers. We streven daarbij naar een platte organisatie met een kleine schoolleiding. Op dit moment bestaat de schoolleiding uit een rector, één schoolleider en zijn we voor de komende twee jaar op zoek naar een derde persoon die o.a. met ons gaat toewerken naar de gewenste organisatiestructuur.

Jij bent als hoofd bedrijfsvoering verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen Pax. Op stichtingsniveau (MSA) wordt een deel van de bedrijfsvoering voor de scholen verzorgt. Jij bent als onze bedrijfsvoerder dus de schakel tussen de MSA en Pax.  Je adviseert de rector, bent een belangrijke sparringpartner binnen het managementteam en stuurt het onderwijs ondersteunende personeel (OOP) aan. Je kijkt vooruit, brengt structuur en houdt overzicht. Tegelijkertijd sta je dicht op de uitvoering.

Deze functie is in eerste instantie gericht op de bedrijfsvoering van Pax. Tegelijkertijd bevinden we ons in een fase waarin we de samenwerking tussen scholen binnen de MSA verder versterken. Afhankelijk van de ontwikkeling van de organisatie en in afstemming met de rector van Pax kan deze functie in de toekomst worden uitgebreid naar een rol waarin je de bedrijfsvoering van een cluster van scholen aanstuurt. Dit gebeurt alleen wanneer dit past bij de behoefte van de school, de MSA en jouw eigen ontwikkeling.

Taken
Onderwijslogistiek

• Je zorgt ervoor dat de randvoorwaarden m.b.t. het onderwijs op orde zijn: (jaar) roosters,  toetsen en examens, inzet en planning van docenten en ondersteuning, toewijzing en gebruik van lokalen en faciliteiten, planning van onderwijsmateriaal en leermiddelen, afstemming tussen onderwijs, studenten en ondersteunende processen. Dit doe je in samenwerking met o.a. de roostermaker, administratie en de aanspreekpersoon organisatie.

Strategie & advies

• Je vertaalt het MSA-brede beleid op het gebied van bedrijfsvoeren naar schoolniveau door het inrichten van effectieve werkprocessen, het maken van locatiegebonden afspraken en het borgen van een professionele uitvoering.
• Je zorgt voor een soepele samenwerking met het bedrijfsbureau op het gebied van facilitaire zaken, inkoop, ICT en contractbeheer, en je bewaakt de kwaliteit van de uitvoering op Pax.
• Je adviseert de rector en de schoolleiders over financiële en organisatorische vraagstukken
• Je vertaalt externe ontwikkelingen en wet- en regelgeving naar concreet beleid
• Je bent de schakel tussen Pax en de MSA ICT-afdeling; jij stemt met de collega’s binnen Pax af wat er nodig is qua ICT binnen ons onderwijs en bespreekt met de ICT-afdeling welke rol zij daarin kan spelen
• Als hoofd bedrijfsvoering werk je nauw samen met de collega’s van het bedrijfsbureau. Je zorgt voor een transparante informatie-uitwisseling, borgt uniforme werkwijzen en draagt bij een gezamenlijke kwaliteitsverbetering. Je bent in staat om zowel de belangen van de school als de MSA-brede kaders te verbinden en zoekt proactief de samenwerking op om tot gedragen oplossingen te komen.

Financiën & control

• Je ondersteunt de rector bij het opstellen van de (meerjaren)begrotingen en prognoses
• Je analyseert financiële rapportages en jaarrekeningen
• Je bewaakt samen met de rector de financiële gezondheid van de organisatie

Huisvesting & faciliteiten

• Je bent verantwoordelijk voor goed geoutilleerde onderwijshuisvesting van Pax.
• Je bent verantwoordelijk voor alle facilitaire zaken binnen Pax waaronder gebouwbeheer, onderhoud en inrichting.
• Je ontwikkelt waar nodig de protocollen voor Pax voor het gebouwgebruik (sleutelbeheer, toezicht) en school-specifieke werkprocessen voor meldingen, storingen en facilitaire verzoeken. Maakt de planning van onderhoudswerkzaamheden in afstemming met het onderwijs, afspraken over schoonmaakcontroles en gebouwinspecties.
• In samenwerking met het bedrijfsbureau van MSA geeft je invulling aan planmatig onderhoud.
• In overleg en in afstemming met het Bedrijfsbureau van MSA geef je invulling aan de samenwerking met externe partijen.

Organisatie & processen

• Je optimaliseert processen binnen financiën, administratie en facilitaire dienstverlening
• Je bent verantwoordelijk voor inkoop en contractbeheer
• Je borgt het gemeenschappelijke Arbobeleid binnen de school, en ziet toe op de veiligheid leerlingen, bezoekers en medewerkers en zorgt voor een adequate BHV organisatie
• In samenwerking met andere collega’s binnen MSA ben je voortdurend op zoek naar verbetering van de onderlinge samenwerking met als doel een efficiënte en doelmatige bedrijfsvoering binnen MSA en haar scholen

Leiderschap

• Je geeft leiding aan het OOP: administratie, mediatheek, roostermakers en conciërgerie
• Je voert ontwikkel-, functionerings- en beoordelingsgesprekken met hen
• Je zorgt dat mensen weten wat ze doen én waarom
• Je bouwt aan een professionele en goed samenwerkende organisatie

Open en directe communicatie, vriendelijkheid en een positieve werkcultuur in de school zien we op het Montessori Lyceum Pax als belangrijke voorwaarden om met elkaar kwalitatief goed onderwijs te (blijven) ontwikkelen, de cultuur van de school te waarborgen én meetbare doelen en resultaten te halen.