Directiesecretaresse (WTF 1,0) in Amsterdam

Als AMOS hebben we de ambitie om onze 7.500 leerlingen het best mogelijke onderwijs te bieden dat toegesneden is op de behoefte van elk individueel kind. Met ongeveer 800 collega's op 28 scholen in de stad Amsterdam werken we elke dag aan de realisatie van onze ambitie. Als scholengroep zijn we gedreven om ons altijd verder te ontwikkelen en zoeken we collega's die dezelfde passie en drive in zich hebben. Wij zijn een stichting in beweging!<br> <br> <strong>Wat ga je doen?</strong><br> Als Bestuurssecretaresse heb je een veelzijdige en uitdagende functie! Het gaat om de perfecte balans tussen alles op orde hebben en snel schakelen wanneer dat nodig blijkt. Uiteraard verzorg je de secretariële ondersteuning van het College van Bestuur en de Directeur Staf en Beleid in de volle breedte. Zo draag je zorg voor de voorbereiding van vergaderingen, het vastleggen en bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken, taken en besluiten en zorg je voor een goede archivering. Je handelt zelfstandig correspondentie af, draagt zorg voor de jaarplanning en bent daarvoor inhoudelijk betrokken. Bovendien ben je verantwoordelijk voor het officemanagement van Beleid en Staf. Denk aan het aanvragen en beoordelen van offertes voor kantoorgerelateerde (ICT) apparatuur en artikelen. Maar ook aan het voorraadbeheer en het ontvangen van gasten.<br> Ook beheer je de agenda’s, ondersteun je Beleid en Staf bij de organisatie van de kwaliteits- en gesprekscyclus en draag je zorg voor het opzetten en beheren van het werkarchief met bijbehorende dossiers. Je onderhoudt hiervoor contacten met bijvoorbeeld scholen, werkgroepen en externe instanties. Bovendien lever je als Bestuurssecretaresse ook een bijdrage aan beleidsondersteuning en projecten en heb je soms een coördinerende of organiserende rol, bijvoorbeeld bij de maandelijkse AMOS directeurendag. Je stelt bestuursinformatie op en coördineert de samenstelling van rapportages, zoals bij het jaarverslag, en komt met voorstellen tot bijstelling van betreffend beleid, bijvoorbeeld op basis van relevante literatuur.